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Les modules Structure et Réunions : cercles, rôles, propositions, politiques. Pratiquez l’Holacratie, la Sociocratie ou votre propre méthode.
Un cercle dans Talkspirit est une unité de votre organisation dans le module Structure. Il contient des rôles, des sous-cercles et des membres, et porte sa propre raison d’être, ses domaines et ses redevabilités.
Dans Talkspirit, ajouter un rôle ou un sous-cercle passe par une proposition, qui prend effet une fois que le cercle l’adopte. Les administrateurs peuvent aussi en ajouter un directement à l’organigramme en mode Architecte.
Spark rédige la raison d’être, les domaines et les redevabilités d’un rôle ou d’un cercle sur le formulaire où vous le créez ou le modifiez. Il ne crée pas le rôle ni le cercle lui-même.
Modifiez un rôle ou un cercle depuis sa page dans Structure. Une seule boîte de dialogue regroupe le nom, la raison d’être, les domaines et les redevabilités, et la modification circule sous forme de proposition de gouvernance au lieu d’apparaître aussitôt sur l’organigramme.
Supprimez un rôle ou un cercle depuis sa page dans Structure. Supprimer un cercle emporte ses rôles, ses sous-cercles et chaque affectation à ceux-ci, l’interface n’offre aucun moyen de le restaurer, et dans la plupart des organisations la suppression circule sous forme de proposition de gouvernance.
Talkspirit n’a pas d’action Dupliquer pour un cercle. Créez le nouveau cercle, puis remplissez-le à partir de modèles de rôle, et utilisez Copier depuis un rôle existant lorsque vous avez besoin d’un second rôle semblable à un rôle déjà présent dans le cercle.
Étendez un rôle en cercle depuis le menu du rôle, en une seule étape. Ramener un sous-cercle à l’état de rôle relève au contraire d’une proposition, et cela supprime tout ce que vous ne sortez pas du cercle au préalable.
Déplacez un rôle ou un sous-cercle vers un cercle différent depuis sa propre page dans Structure. Le déplacement circule sous forme de proposition de gouvernance et se concrétise sur l’organigramme une fois cette proposition adoptée.
Restructurez un sous-cercle sans quitter une réunion de gouvernance : ajoutez une évolution Restructurer à une proposition sur le point à l’ordre du jour, puis adoptez la proposition pour faire entrer ou sortir des rôles et des sous-cercles.
Supprimer un cercle emporte ses rôles, ses sous-cercles et toutes les affectations en dessous. Les objectifs, indicateurs et projets restent, et l’interface ne peut pas annuler l’opération
Ajoutez quelqu’un à un cercle sans lui donner de rôle, retirez-le à nouveau, et sachez ce que les deux actions changent réellement, à commencer par les droits de décideur.
Un décideur est un membre du cercle qui peut créer des rôles, des sous-cercles et des propositions dans ce cercle. Toute personne affectée à un cercle en est un par défaut
Un administrateur de cercle gère un cercle : ses paramètres, ses autres administrateurs de cercle et qui y compte comme décideur. Ce n’est pas la même chose qu’être décideur, ni qu’être administrateur de l’organisation.
Explorer l’organisation dessine chaque cercle et chaque rôle de votre organisation sur un seul canevas. Basculez entre trois vues, zoomez et déplacez-vous, et ouvrez n’importe quel cercle ou rôle depuis l’organigramme.
Time travel rejoue l’historique structurel de votre organisation pour vous montrer l’organigramme tel qu’il était à n’importe quelle date passée, à partir d’une chronologie en lecture seule de chaque modification de cercle et de rôle.
La zone de recherche de l’organigramme grise chaque rôle qui ne correspond pas à ce que vous saisissez. Elle porte sur les noms des cercles et des rôles ainsi que sur les noms des personnes qui y sont assignées.
Une vue est un ensemble enregistré de mises en avant qui colorent les rôles et les cercles de votre organigramme. Créez-en une depuis Mise en avant, appliquez-la en un clic et partagez-la si vous êtes administrateur.
Les administrateurs choisissent les vues proposées par l’organigramme, celle que les membres ouvrent en premier et l’affichage ou non des photos des membres, depuis Paramètres de la structure > Visualisation.
Le cercle racine est celui qui n’a aucun cercle au-dessus de lui. C’est le seul cercle dont les modifications s’appliquent dès que vous les enregistrez, et le modifier requiert le statut de décideur sur ce cercle plutôt que des droits d’administrateur.
L’ouverture d’un cercle dans Talkspirit vous donne une seule page comportant jusqu’à neuf onglets. Quatre sont toujours présents, cinq dépendent des paramètres de votre organisation, et un volet latéral liste les rôles et sous-cercles du cercle.
La page de paramètres propre à un cercle regroupe sa configuration des rôles, ses administrateurs de cercle, ses dérogations de gouvernance et sa confidentialité, chacun défini pour ce seul cercle
Les paramètres du cercle dans Talkspirit définissent le fonctionnement de tous les cercles, l’attribution des rôles, les élections, les rôles principaux et la prise de décision, ainsi que ceux de ces paramètres que chaque cercle peut modifier pour lui-même.
L’onglet Confidentialité d’un cercle propose deux réglages, la visibilité des opérations et la visibilité des pièces jointes et accords. Ni l’un ni l’autre ne masque le cercle sur l’organigramme.
Les administrateurs créent, modifient, masquent, réorganisent et suppriment des champs personnalisés dans les paramètres de la Structure, afin que les pages de rôles et de cercles portent les informations dont leur organisation a besoin.
Chaque page de rôle et de cercle porte quatre champs de gouvernance principaux, plus les champs personnalisés de votre organisation. Les champs principaux se modifient par une proposition, les champs personnalisés se saisissent généralement directement.
Chaque rôle et chaque cercle dans Talkspirit dispose d’un onglet Pièces jointes où vous pouvez téléverser des fichiers ou enregistrer des liens vers des documents hébergés ailleurs. Cet article présente les sources, les limites et qui peut ajouter ou retirer une pièce jointe.
Les administrateurs créent les mises en avant de l’organigramme dans Paramètres de la structure > Visualisation > Highlight, puis les publient en les ajoutant à une vue partagée. Une mise en avant isolée ne colore l’organigramme de personne.
Une mise en avant est une couleur associée à une règle. Elle colore les rôles et les cercles qui correspondent et fait passer le reste à l’arrière-plan, mais seulement une fois que vous appliquez une vue qui la contient.
Le module complémentaire de traduction traduit automatiquement les cercles et les rôles de votre organisation dans les langues que vous activez, afin que les membres puissent lire l’organigramme dans leur propre langue. Seul un administrateur peut l’activer.
Un rôle dans Talkspirit décrit une activité à travers sa raison d’être, ses domaines et ses redevabilités. Des membres y sont affectés, et un même rôle peut avoir plusieurs titulaires.
Un rôle principal est un rôle créé à partir d’un modèle de rôle avec la case Rôle principal cochée. Talkspirit en ajoute un à chaque nouveau cercle, l’affiche avec un badge Core et n’autorise que les rôles principaux à assigner des membres.
Ajoutez ou retirez les personnes qui occupent un rôle dans Talkspirit, et comprenez ce qu’une assignation accorde aussi : l’appartenance au cercle et les droits de décideur.
Postulez à un rôle marqué comme recrutant et quittez un rôle que vous occupez, avec l’unique permission qui décide si vous pouvez le quitter vous-même
Retrouvez vos propres rôles dans le panneau Structure sous Mes cercles et rôles, dans l’onglet Rôles de votre profil de membre, sur le Cockpit et sur l’organigramme
Un rôle transversal est un rôle existant invité dans un autre cercle : ce qu’il hérite, qui peut en inviter un et qui peut l’occuper
Invitez un rôle d’un autre cercle dans le vôtre au moyen d’une proposition ou en mode Architecte, et découvrez ce que modifier ou supprimer la copie invitée change.
Une relation est déduite, jamais saisie. Talkspirit en enregistre une lorsqu’un rôle ou un cercle en mentionne un autre dans ses domaines ou ses redevabilités, et l’affiche dans la section Relations en lecture seule de l’onglet Général d’un cercle.
Un modèle de rôle est une définition de rôle réutilisable que les administrateurs créent dans les paramètres de Structure. Talkspirit n’en fournit aucun, la liste de votre organisation démarre donc vide et c’est à vous de la construire.
Talkspirit ne fournit aucun modèle de rôle prêt à l’emploi. Voici les définitions de rôle standard issues des cadres Holacracy, Sociocratie, Scrum et Goal, prêtes à être copiées dans les modèles que vous créez vous-même.
Pourvoyez un rôle élu dans Talkspirit en lançant une proposition d’élection, ou nommez directement une personne pour un mandat temporaire avec une date de fin.
Saisissez @ suivi des premières lettres du nom d’un rôle dans n’importe quel champ de texte enrichi pour insérer un lien vers ce rôle. Depuis un commentaire, la mention notifie également toutes les personnes assignées au rôle.
Le module complémentaire Temps passé dans les rôles permet à chaque membre d’indiquer quelle part de son temps de travail est consacrée à chaque rôle, et convertit ces pourcentages en valeurs ETP sur les pages de cercle, les pages de rôle et les profils des membres.
Activez le module complémentaire Temps passé depuis l’Administration, vérifiez ce à quoi votre organisation a droit et découvrez ce qui change pour les membres une fois qu’il est activé.
Fonctionnement du module Réunions : planification, modèles réutilisables, préparation de l’ordre du jour, prise de notes en direct, comptes rendus et synchronisation du calendrier
Comment se déroule une réunion de gouvernance dans Talkspirit : les cinq sections du modèle Réunion de gouvernance, comment les propositions arrivent à l’ordre du jour, et comment le cercle décide de chacune d’elles.
Les réunions tactiques dans Talkspirit sont des réunions de cercle structurées, centrées sur le travail opérationnel, le tri des problèmes et l’attribution des actions pour faire avancer le travail.
Planifiez une réunion dans Talkspirit, définissez une récurrence, démarrez-la le moment venu, et supprimez une occurrence ou la série entière
Chaque participant peut alimenter l’ordre du jour d’une réunion, avant qu’elle ne commence ou pendant son déroulement, en saisissant du texte dans le panneau Ordre du jour ou en important un point mis de côté auparavant
L’AI notetaker transcrit une réunion à mesure qu’elle se déroule, pour suivre la discussion par écrit et en conserver une trace. Il fonctionne dans l’application de bureau Talkspirit et traite votre micro sur votre machine.
Passez une réunion en mode Vidéo ou Hybride pour obtenir un lien de salle Talkspirit généré automatiquement, ou collez le vôtre depuis Microsoft Teams, Google Meet ou Zoom
Chaque réunion Talkspirit est Publique ou Privée. Sur une réunion Publique, toute personne de l’organisation peut l’ouvrir, ajouter un point à l’ordre du jour et désigner le preneur de notes
N’importe quel participant peut clôturer une réunion dans Talkspirit. La clôture crée le compte rendu de la réunion, enregistre où chaque point de l’ordre du jour a abouti, et peut être annulée pendant deux heures
Tout participant peut confier le rôle de preneur de notes à un autre participant invité depuis le panneau Participants, avant ou pendant une réunion Talkspirit.
Talkspirit suit la présence aux réunions à deux endroits : les réponses aux invitations dans le panneau Participants, et la section Check-in de la réunion en cours, dont les coches sont celles que le rapport conserve.
Talkspirit supprime une réunion planifiée que personne n’a ouverte : après 1 jour sans point d’ordre du jour, après 7 jours avec des points d’ordre du jour. Déplacez les points avant cette échéance
Dans Talkspirit, les points d’ordre du jour non traités restent attachés à la réunion clôturée jusqu’à ce que vous les replanifiiez depuis la page Points d’ordre du jour vers un ordre du jour futur
Construisez une structure de réunion réutilisable dans Talkspirit : ajoutez des sections et des points d’ordre du jour, puis choisissez qui, dans votre organisation, peut utiliser le modèle
Lequel des dix modèles de réunion fournis avec Talkspirit convient à votre réunion, quelles sections chacun déroule et comment façonner un modèle que les équipes conservent
Connectez votre propre compte Google Calendar ou Microsoft Outlook, ou abonnez-vous à un flux ICS, afin que vos réunions Talkspirit apparaissent dans le calendrier que vous utilisez déjà.
Une boîte de réception d’agenda donne à votre organisation une adresse e-mail qui accepte les invitations à des réunions. Les invitations envoyées à cette adresse sont acheminées vers les cercles que vous choisissez.
Ajoutez un objectif, une tâche, un tableau, une proposition, un indicateur ou une checklist à l’ordre du jour d’une réunion à venir grâce à l’action Apporter à la réunion
Une proposition est la façon dont un décideur soumet un changement de gouvernance à son cercle. Elle porte un ou plusieurs changements, est discutée par le cercle et n’atteint l’organigramme qu’une fois adoptée.
Créez une proposition de gouvernance dans Talkspirit : choisissez son type et son cercle, ajoutez les changements souhaités, puis soumettez-la au cercle pour décision
Spark rédige le contenu des changements que vous mettez dans une proposition : la raison d’être, les domaines et les redevabilités d’un nouveau rôle, ainsi que la description d’une politique. Il ne joue aucun rôle dans la création de la proposition elle-même.
Lancez une proposition de gouvernance depuis Structure > Propositions : choisissez un type et un cercle, puis construisez le changement sous forme d’évolutions avant de la soumettre.
Soumettez un brouillon de proposition à votre cercle dans Talkspirit, puis suivez-la de Soumise à Adoptée, Rejetée ou Retirée dans l’application Propositions.
Les décideurs du cercle auquel s’applique une proposition enregistrent leur consentement, en ne soulevant aucune objection ou en objectant avec un motif, pendant la période de revue ou lors d’une réunion de gouvernance.
Supprimer efface définitivement un brouillon. Une proposition déjà en circulation ne peut pas être supprimée : le seul moyen de l’arrêter est de la retirer, ce qui est définitif et ne peut pas être soumis à nouveau.
Les paramètres de décision déterminent si les changements de gouvernance dans Talkspirit s’appliquent directement ou deviennent une proposition à laquelle les membres du cercle peuvent d’abord objecter
Les administrateurs configurent la prise de décision par consentement dans l’onglet Paramètres de décision : exiger des propositions pour les changements de gouvernance, puis accorder aux membres du cercle un délai d’examen pendant lequel s’opposer avant qu’une proposition ne soit adoptée.
Vos tensions se trouvent dans le panneau en forme d’éclair de la barre supérieure et dans la liste des tensions, où chacune devient une proposition, un point à l’ordre du jour ou une tâche.
Un indicateur suit un nombre qu’un cercle ou un rôle communique à une fréquence définie. Ajoutez-en un depuis l’onglet Indicateurs, enregistrez ses valeurs, et supprimez-le en deux étapes : archivez d’abord, puis supprimez.
Une politique est un document rattaché à un cercle ou à un rôle. Ajoutez-en une depuis la section Politiques de ce cercle ou de ce rôle, rédigez-la dans l’éditeur, puis publiez-la ou soumettez-la à la gouvernance.
Dans Talkspirit, les publications sont appelées accords de fonctionnement. Retrouvez-les dans Structure, découvrez ce que contient un document et comprenez le fonctionnement des types, de la visibilité, du consentement et de l’historique des versions.
Créez un accord de fonctionnement depuis le module Structure, rattachez-le à l’un de vos rôles, rédigez-le et publiez-le. Les types de document configurés avec un processus de gouvernance sont soumis au cercle pour décision.
Comment modifier le contenu d’un accord de fonctionnement dans Talkspirit, publier la nouvelle version, et archiver ou supprimer définitivement celui dont vous n’avez plus besoin.
L’éditeur d’accords de fonctionnement de Talkspirit prend en charge les titres, les listes, les tableaux, les encadrés, les raccourcis emoji et les mentions en ligne pour créer des contenus riches.
Plusieurs personnes peuvent travailler sur le même accord de fonctionnement dans Talkspirit, mais pas au même moment : les modifications alimentent un brouillon partagé que quelqu’un publie ensuite, et les commentaires portent la discussion.
Chaque accord de collaboration dans Talkspirit conserve ses versions publiées. Ouvrez l’historique des versions depuis le menu du document pour voir la liste et restaurer une version antérieure.
Les administrateurs créent, modifient et suppriment les types de documents qui catégorisent les accords de fonctionnement, et décident quels types passent par une proposition de gouvernance avant d’être publiés.
Les processus documentés vivent dans le module Structure sous forme d’accords de fonctionnement. Chaque type de document est soit publié directement, soit soumis à une proposition de gouvernance, et chaque document passe du brouillon à la publication.
Les checklists dans Talkspirit suivent les actions récurrentes des rôles et des cercles avec une récurrence définie, cochées depuis la page du rôle ou du cercle ou pendant une réunion.
Le module complémentaire Holacracy active les tensions, les checklists, les modèles de réunion Governance et Tactical, ainsi que la terminologie Holacracy. Le reste du module Structure fonctionne sans lui.
L’Holacracy est la méthodologie de gouvernance par défaut dans Talkspirit. Activez l’add-on Holacracy pour les tensions et les checklists, puis reliez rôles, cercles, propositions, élections et réunions à votre pratique.
Holacracy 5.0 renomme deux rôles structurels, permet qu’un rôle soit tenu par plusieurs membres, formalise les rôles inter-cercles et renforce l’appartenance au cercle. L’app Structure de Talkspirit le prend en charge sans vous lier à une version.
Talkspirit n’a pas de mode sociocratie. Ce qu’il possède, ce sont des décisions par consentement, des rôles élus, des rôles représentatifs et un vocabulaire renommable, et voici comment les assembler en une pratique sociocratique.
Dans Talkspirit, la gouvernance vit dans le module Structure : les cercles, les rôles et les propositions qui les font évoluer. Voici la carte et qui peut changer quoi
Le mode Architecte permet aux administrateurs de modifier la structure de votre organisation directement dans le module Structure, en appliquant chaque changement à l’organigramme en direct sans proposition
Un domaine est un élément qu’un rôle ou un cercle contrôle de manière exclusive. C’est l’un des quatre champs de gouvernance fondamentaux portés par chaque page de rôle et de cercle dans Talkspirit.
Avec le module complémentaire Traduction, chaque membre peut lire les cercles et les rôles dans l’une des langues activées par votre organisation, et des traducteurs désignés révisent les traductions automatiques.