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title: "Fichiers d’invitation d’agenda (.ics) dans les e-mails de réunion"
description: "Les e-mails de réunion contiennent un fichier d’invitation d’agenda (.ics) qui ajoute la réunion à l’agenda du destinataire. Les administrateurs peuvent désactiver ces fichiers pour toute l’organisation lorsque les équipes planifient d’abord dans leur propre agenda"
category: administration-security
section: platform-settings
alsoIn: [structure-governance/meetings]
tags: [admin]
type: Reference
lastUpdated: 2026-10-19
locale: fr
canonical: https://support.talkspirit.com/fr/administration-security/meeting-calendar-invitation-files
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# Fichiers d’invitation d’agenda (.ics) dans les e-mails de réunion


Chaque e-mail que Talkspirit envoie au sujet d’une réunion contient par défaut un fichier d’invitation d’agenda (.ics). Votre application de messagerie lit ce fichier comme une invitation à une réunion, ajoute la réunion à votre agenda, puis met à jour ou supprime cette entrée lorsque la réunion change. Un administrateur peut désactiver ces fichiers pour toute l’organisation dans **Administration → Organisation → E-mails de notification → Configurer**, onglet **Réunions**. Les e-mails eux-mêmes sont toujours envoyés.

Ce réglage existe pour les équipes qui créent d’abord leurs réunions dans leur propre agenda. Chaque fichier joint par Talkspirit ferait alors doublon avec un événement déjà présent.

## Quels e-mails de réunion contiennent un fichier ?

Lorsque les fichiers sont activés, ces e-mails en contiennent un :

| E-mail | Ce que le fichier fait dans votre agenda |
|---|---|
| **Réunion planifiée**, envoyé aux participants à la création d’une réunion | Ajoute la réunion |
| **Participants invités**, envoyé aux personnes ajoutées à une réunion existante | Ajoute la réunion |
| **Réunion modifiée**, envoyé lorsque la date, l’heure, le lieu ou le lien vidéo change | Remplace l’entrée existante : le fichier désigne le même événement avec un numéro de version supérieur, rien n’est dupliqué |
| **Réunion annulée** | Supprime l’entrée |
| **Rappel**, envoyé 48 heures avant le début de la réunion | Contient à nouveau l’invitation, pour qu’une réunion pas encore ajoutée puisse l’être |

Modifier le titre, la description, l’ordre du jour ou les notes d’une réunion n’envoie ni e-mail ni fichier : seul un changement du lieu ou du moment de la réunion le fait.

Une réunion récurrente envoie un fichier par occurrence. Chaque occurrence est une entrée distincte dans votre agenda, et le fichier ne contient jamais la règle de récurrence elle-même.

## Quand un e-mail ne contient pas de fichier

Même lorsque les fichiers sont activés, Talkspirit n’en joint pas quand un agenda contient déjà la réunion :

- Si l’organisateur a connecté son propre compte Google Agenda ou Microsoft Outlook, c’est cet agenda qui envoie l’invitation aux participants, et l’e-mail Talkspirit est une notification sans fichier.
- Les modifications et les annulations d’une telle réunion parviennent aux participants par l’événement d’agenda de l’organisateur, et Talkspirit ne leur envoie aucun e-mail **Réunion modifiée** ni **Réunion annulée**. Cela vaut pour chaque participant, qu’il ait ou non connecté un agenda de son côté ; seul l’organisateur reçoit encore l’e-mail. Lorsque l’organisateur n’a pas connecté d’agenda, ou l’a déconnecté depuis, aucun événement d’agenda ne porte le changement, et tout le monde reçoit l’e-mail avec son fichier.

Ces deux cas relèvent de [Synchroniser les réunions avec un calendrier externe](/fr/structure-governance/allow-external-calendar-synchronization) : c’est la connexion de l’organisateur qui diffuse la réunion, et la connexion propre d’un participant n’y change rien. Le réglage d’organisation ci-dessous ne le modifie pas.

## Désactiver les fichiers pour votre organisation

Vous devez disposer des droits d’administrateur.

1. Cliquez sur le nom de votre organisation en haut à droite, puis sélectionnez **Administration**.
2. Dans le menu de gauche, sous **Paramètres généraux**, sélectionnez **Organisation**.
3. Dans la section **E-mails de notification**, cliquez sur **Configurer**.
4. Ouvrez l’onglet **Réunions**, puis sous **Invitations d’agenda**, désactivez **Joindre les fichiers d’invitation (.ics) aux e-mails de réunion**.

La modification est enregistrée immédiatement et une confirmation indique **Paramètre des invitations d’agenda mis à jour**. Il n’y a pas de bouton Enregistrer. Réactivez le réglage de la même manière.

![La carte Invitations d’agenda dans l’onglet Réunions des paramètres par défaut des notifications, avec le commutateur « Joindre les fichiers d’invitation (.ics) aux e-mails de réunion » activé](/images/administration-security/meeting-calendar-invitation-files/01-calendar-invitations-switch.png)

## Ce que le réglage change

Le réglage supprime le fichier et rien d’autre.

| | Fichiers activés (par défaut) | Fichiers désactivés |
|---|---|---|
| E-mails de réunion : planifiée, invités, modifiée, annulée, rappel | Envoyés, avec un fichier | Envoyés, sans fichier |
| Notifications dans l’application | Inchangées | Inchangées |
| Synchronisation d’agenda (compte Google ou Outlook connecté, flux ICS) | Inchangée | Inchangée |

Le réglage s’applique à toute l’organisation : il n’existe pas de version par membre. Le commutateur **Envoyer les e-mails de notification**, juste au-dessus de **Configurer** sur la même page, prime sur celui-ci : s’il est désactivé, aucun e-mail de réunion n’est envoyé, quel que soit le réglage des fichiers d’agenda. Voir [Désactiver les e-mails de notification pour votre organisation](/fr/administration-security/disable-email-notifications-for-your-organization).

## Équipes qui planifient d’abord dans Outlook ou Google

Si votre équipe tient déjà ses réunions dans Outlook ou Google Agenda, puis les crée dans Talkspirit, par exemple après une bascule, chaque fichier ajoute une seconde entrée à côté de celle qu’elle possède déjà. La seconde entrée peut même porter un autre nom lorsque la personne qui a créé la réunion dans Talkspirit lui a donné un titre différent.

Désactivez les fichiers. Les e-mails continuent d’informer tout le monde de ce qui change, et l’entrée déjà présente reste la seule dans leur agenda.

> **Astuce :** Désactivez le réglage avant que les premières réunions soient planifiées dans Talkspirit. Un fichier déjà reçu est déjà dans l’agenda des destinataires, et le réglage ne le supprime pas.

## Étapes suivantes

- [Synchroniser les réunions avec un calendrier externe](/fr/structure-governance/allow-external-calendar-synchronization)
- [Planifier, démarrer, modifier et supprimer une réunion](/fr/structure-governance/how-to-open-schedule-edit-or-delete-a-meeting)
- [Ajouter un lien de visioconférence à une réunion](/fr/structure-governance/how-to-add-a-videoconference-link-to-a-meeting)
- [Désactiver les e-mails de notification pour votre organisation](/fr/administration-security/disable-email-notifications-for-your-organization)