--- title: "Prozesse mit Arbeitsvereinbarungen dokumentieren" description: "Dokumentierte Prozesse leben im Structure-Modul als Arbeitsvereinbarungen. Jeder Dokumenttyp wird entweder direkt veröffentlicht oder durchläuft einen Governance-Vorschlag, und jedes Dokument geht vom Entwurf zur Veröffentlichung über." category: structure-governance section: policies-and-publications type: Reference lastUpdated: 2026-08-05 locale: de canonical: https://support.talkspirit.com/de/structure-governance/publications-processes --- # Prozesse mit Arbeitsvereinbarungen dokumentieren ## Prozesse mit Arbeitsvereinbarungen dokumentieren Ihre dokumentierten Prozesse leben in der **Structure**-App unter **Working agreements**. Jedes Dokument gehört zu einem Kreis oder einer Rolle, trägt einen Dokumenttyp und geht vom Entwurf zur Veröffentlichung über. Ob für die Veröffentlichung eine Entscheidung des Kreises erforderlich ist, wird durch den Dokumenttyp bestimmt, nicht durch das Dokument selbst. Ihre Organisation kann diese Dokumente umbenennen, sodass die auf Ihrem Bildschirm angezeigten Wörter abweichen können. [Publications Overview](../structure-governance/publications-overview) behandelt das Vokabular und die Ansichten; dieser Artikel behandelt, was ein Dokument durchläuft, sobald es existiert. ## Warum einen Prozess aufschreiben - **Konsistenz**: Ein schriftlich festgehaltener Prozess lässt sich mit der Realität vergleichen und gezielt statt zufällig verbessern. - **Kontinuität**: Ein Prozess, den nur zwei Personen kennen, geht mit diesen beiden Personen verloren. Ein schriftlich festgehaltener bleibt. - **Einarbeitung**: Neue Mitarbeitende erfahren, wie die Arbeit erledigt wird, ohne jemanden fragen zu müssen, der beschäftigt ist. ## Bevor Sie schreiben Beziehen Sie die Personen ein, die die Arbeit tatsächlich ausführen: Sie wissen, welche Schritte real sind. Ein guter erster Entwurf klärt vier Dinge. - Den Zweck des Prozesses sowie seinen Anfang und sein Ende. - Die Schritte in ihrer Reihenfolge und woran der Abschluss jedes Schritts erkennbar ist. - Die Rolle oder den Kreis, die für jeden Schritt verantwortlich sind. - Woran Sie erkennen, dass er funktioniert, und wann Sie ihn erneut prüfen. ## Wo Ihre Dokumente leben Öffnen Sie **Structure** in der Navigationsleiste, dann **Working agreements**. ![The Working agreements list in the Structure module, showing six documents with their type, owning circle or role, and publish date](/images/structure-governance/publications-processes/02-working-agreements-list.png) Jede Zeile zeigt den Dokumenttyp, den Kreis oder die Rolle, zu der das Dokument gehört, und sein Veröffentlichungsdatum. **Not published yet** bedeutet, dass es sich noch um einen Entwurf handelt. **Pending changes** bedeutet, dass es veröffentlicht ist und jemand einen unveröffentlichten Entwurf darüber hat. **Filter**, **Group** und die Suche grenzen die Liste ein; die Gruppierung ist nach Status, Kreis, Rolle und Typ möglich. ## Die zwei Wege zur Veröffentlichung Jeder Dokumenttyp trägt einen Workflow, und der Typ entscheidet über den Weg. - **Direct**: Sie schreiben das Dokument und klicken auf **Publish**. Es geht sofort live. - **Governance**: Sie schreiben das Dokument und klicken auf **Submit for governance**. Das Dokument wechselt zu **In review**, die Bearbeitung wird gesperrt, und ein Vorschlag geht an den Kreis. Wird er angenommen, wird das Dokument veröffentlicht. Wird er abgelehnt oder zurückgezogen, kehrt es zu **Draft** zurück, sodass Sie es überarbeiten und erneut einreichen können. Ein Administrator legt dies pro Typ in **Structure settings** > **Working agreements** über den Schalter **Require proposal workflow** fest. Die Spalte **Workflow** zeigt den Weg, den jeder Typ nimmt. ![The Document Types table in Working agreements settings, with a Workflow column reading Direct on two types and Governance on a third](/images/structure-governance/publications-processes/01-document-type-workflow.png) Welche Typen existieren, wie sie heißen und welchen Weg sie nehmen, sind Entscheidungen Ihrer Organisation; lesen Sie daher die Spalte **Workflow**, statt Annahmen zu treffen. Die Bearbeitung folgt derselben Regel: Bei einem Governance-Typ startet **Edit** an einem veröffentlichten Dokument einen frischen Entwurf, der die Vorschlagsrunde erneut durchläuft. Hängen Sie ein Dokument des Governance-Typs an den Kreis an, der darüber entscheidet, über **Belongs to** in den Eigenschaften des Dokuments. Ein Dokument, das nur an eine Rolle angehängt ist, hat keinen Kreis, an den es seinen Vorschlag senden kann, und **Submit for governance** führt ins Leere. ## Die drei Zustände | Status | Was er bedeutet | Was Sie tun können | |---|---|---| | **Draft** | Geschrieben, aber nie veröffentlicht. Die Liste zeigt **Not published yet**. | Bearbeiten, dann veröffentlichen oder zur Governance einreichen. | | **In review** | Ein Governance-Vorschlag ist im Gange. Ein Banner zeigt **Under governance review**. | Lesen und den Vorschlag öffnen. Die Bearbeitung ist bis zum Ende der Abstimmung gesperrt. | | **Published** | Live für alle, die das Dokument sehen können. | Bearbeiten, wodurch ein ausstehender Entwurf entsteht, und den Versionsverlauf einsehen. | ## Wer was tun kann - **Erstellen und bearbeiten**: die Person, die das Dokument erstellt hat, Mitglieder des Kreises oder der Rolle, zu der es gehört, jede Person mit ausdrücklich gewährtem Zugriff sowie Administratoren. - **Zur Governance einreichen**: nur ein Entscheidungsträger des Kreises, zu dem das Dokument gehört. Administratorrechte allein reichen hier nicht aus. - **Direkt veröffentlichen**: bei einem Governance-Typ nicht möglich. Die Anfrage wird abgelehnt und auf den Governance-Weg zurückverwiesen. - **Dokumenttypen erstellen und bearbeiten**: nur Administratoren. ## Dokumente aktuell halten Dokumentation ist die investierte Zeit nur dann wert, wenn sie wahr bleibt. - Legen Sie in den Eigenschaften des Dokuments ein **Review date** fest, damit die nächste Prüfung festgehalten ist statt dem Gedächtnis einer Person überlassen zu bleiben. - Öffnen Sie die **Version history** über das Dokumentmenü, um frühere Versionen zu sehen und eine davon per **Restore** wiederherzustellen. - Nutzen Sie die Registerkarten **Comments** und **Activity** im rechten Bereich, damit eine Frage zu einem Schritt an diesem Schritt verankert bleibt. ## Nächste Schritte - [Publications Overview](../structure-governance/publications-overview) - [Adding and publishing a publication](../structure-governance/how-to-add-and-publish-a-publication) - [Managing Publication Types](../structure-governance/manage-publications-types) - [Using Publications version history](../structure-governance/publications-version-history)