--- title: "Kalendereinladungen (.ics) in Meeting-E-Mails" description: "Meeting-E-Mails enthalten eine Kalendereinladung (.ics), die das Meeting in den Kalender des Empfängers einträgt. Administratoren können die Dateien für die gesamte Organisation deaktivieren, wenn Teams zuerst im eigenen Kalender planen" category: administration-security section: platform-settings alsoIn: [structure-governance/meetings] tags: [admin] type: Reference lastUpdated: 2026-10-19 locale: de canonical: https://support.talkspirit.com/de/administration-security/meeting-calendar-invitation-files --- # Kalendereinladungen (.ics) in Meeting-E-Mails Jede E-Mail, die Talkspirit zu einem Meeting sendet, enthält standardmäßig eine Kalendereinladung als .ics-Datei. Ihr E-Mail-Programm liest die Datei als Meeting-Einladung, trägt das Meeting in Ihren Kalender ein und aktualisiert oder entfernt diesen Eintrag, wenn sich das Meeting ändert. Ein Administrator kann die Dateien für die gesamte Organisation unter **Administration → Organisation → Benachrichtigungs-E-Mails → Konfigurieren** auf dem Tab **Meetings** deaktivieren. Die E-Mails selbst werden weiterhin gesendet. Die Einstellung ist für Teams gedacht, die ihre Meetings zuerst im eigenen Kalender anlegen. Jede von Talkspirit angehängte Datei würde dann einen bereits vorhandenen Termin duplizieren. ## Welche Meeting-E-Mails enthalten eine Datei? Sind die Dateien aktiviert, enthalten diese E-Mails eine: | E-Mail | Was die Datei in Ihrem Kalender bewirkt | |---|---| | **Meeting geplant**, an die Teilnehmer beim Anlegen eines Meetings | Trägt das Meeting ein | | **Teilnehmer eingeladen**, an Personen, die zu einem bestehenden Meeting hinzugefügt werden | Trägt das Meeting ein | | **Meeting aktualisiert**, wenn sich Datum, Uhrzeit, Ort oder Videolink ändern | Ersetzt den Eintrag an Ort und Stelle: die Datei benennt denselben Termin mit einer höheren Versionsnummer, nichts wird dupliziert | | **Meeting abgesagt** | Entfernt den Eintrag | | **Erinnerung**, 48 Stunden vor Beginn des Meetings | Enthält die Einladung erneut, damit ein noch nicht eingetragenes Meeting nachträglich eingetragen werden kann | Das Bearbeiten des Titels, der Beschreibung, der Agenda oder der Notizen eines Meetings sendet weder eine E-Mail noch eine Datei: nur eine Änderung daran, wo und wann sich die Personen treffen, tut das. Ein wiederkehrendes Meeting sendet eine Datei pro Instanz. Jede Instanz ist ein eigener Eintrag in Ihrem Kalender, und die Datei enthält nie die Wiederholungsregel selbst. ## Wann eine E-Mail keine Datei enthält Auch bei aktivierten Dateien lässt Talkspirit die Datei weg, wenn ein Kalender das Meeting bereits enthält: - Hat der Organisator sein eigenes Google Kalender- oder Microsoft Outlook-Konto verbunden, sendet dieser Kalender die Einladung an die Teilnehmer, und die Talkspirit-E-Mail ist eine Benachrichtigung ohne Datei. - Änderungen und Absagen eines solchen Meetings erreichen die Teilnehmer über den Kalendertermin des Organisators, und Talkspirit sendet ihnen keine E-Mail **Meeting aktualisiert** oder **Meeting abgesagt**. Das gilt für jeden Teilnehmer, ob er selbst einen Kalender verbunden hat oder nicht; nur der Organisator erhält die E-Mail weiterhin. Hat der Organisator keinen Kalender verbunden oder ihn seitdem getrennt, gibt es keinen Kalendertermin, der die Änderung trägt, und alle erhalten die E-Mail mit ihrer Datei. Beide Fälle gehören zu [Meetings mit einem externen Kalender synchronisieren](/de/structure-governance/allow-external-calendar-synchronization): Die Verbindung des Organisators liefert das Meeting aus, die eigene Verbindung eines Teilnehmers nicht. Die organisationsweite Einstellung unten ändert daran nichts. ## Die Dateien für Ihre Organisation deaktivieren Sie benötigen Administratorrechte. 1. Klicken Sie oben rechts auf den Namen Ihrer Organisation und wählen Sie **Administration**. 2. Wählen Sie im linken Menü unter **Allgemeine Einstellungen** den Eintrag **Organisation**. 3. Klicken Sie im Abschnitt **Benachrichtigungs-E-Mails** auf **Konfigurieren**. 4. Öffnen Sie den Tab **Meetings** und deaktivieren Sie unter **Kalendereinladungen** den Schalter **Kalendereinladungen (.ics) an Meeting-E-Mails anhängen**. Die Änderung wird sofort gespeichert, und eine Bestätigung meldet **Einstellung für Kalendereinladungen aktualisiert**. Es gibt keine Schaltfläche Speichern. Aktivieren Sie die Einstellung auf demselben Weg wieder. ![Die Karte Kalendereinladungen im Tab Meetings der Benachrichtigungsstandards, mit eingeschaltetem Schalter „Kalendereinladungen (.ics) an Meeting-E-Mails anhängen“](/images/administration-security/meeting-calendar-invitation-files/01-calendar-invitations-switch.png) ## Was die Einstellung ändert Die Einstellung entfernt die Datei und sonst nichts. | | Dateien aktiviert (Standard) | Dateien deaktiviert | |---|---|---| | Meeting-E-Mails: geplant, eingeladen, aktualisiert, abgesagt, Erinnerung | Gesendet, mit Datei | Gesendet, ohne Datei | | Benachrichtigungen in der App | Unverändert | Unverändert | | Kalendersynchronisation (verbundenes Google- oder Outlook-Konto, ICS-Feed) | Unverändert | Unverändert | Die Einstellung gilt für die gesamte Organisation: eine Version pro Mitglied gibt es nicht. Der Schalter **Benachrichtigungs-E-Mails senden** direkt über **Konfigurieren** auf derselben Seite steht über dieser Einstellung: ist er aus, wird gar keine Meeting-E-Mail gesendet, unabhängig von der Einstellung der Kalenderdateien. Siehe [E-Mail-Benachrichtigungen für Ihre Organisation deaktivieren](/de/administration-security/disable-email-notifications-for-your-organization). ## Teams, die zuerst in Outlook oder Google planen Führt Ihr Team seine Meetings bereits in Outlook oder Google Kalender und legt sie danach in Talkspirit an, zum Beispiel nach einer Migration, fügt jede Datei einen zweiten Eintrag neben dem bereits vorhandenen hinzu. Der zweite Eintrag kann sogar einen anderen Namen tragen, wenn die Person, die das Meeting in Talkspirit angelegt hat, ihm einen anderen Titel gegeben hat. Deaktivieren Sie die Dateien. Die E-Mails informieren weiterhin alle über Änderungen, und der bereits vorhandene Eintrag bleibt der einzige im Kalender. > **Tipp:** Deaktivieren Sie die Einstellung, bevor die ersten Meetings in Talkspirit geplant werden. Eine bereits empfangene Datei ist bereits im Kalender der Empfänger, und die Einstellung entfernt sie nicht. ## Nächste Schritte - [Meetings mit einem externen Kalender synchronisieren](/de/structure-governance/allow-external-calendar-synchronization) - [Ein Meeting planen, starten, bearbeiten und löschen](/de/structure-governance/how-to-open-schedule-edit-or-delete-a-meeting) - [Einen Videokonferenz-Link zu einem Meeting hinzufügen](/de/structure-governance/how-to-add-a-videoconference-link-to-a-meeting) - [E-Mail-Benachrichtigungen für Ihre Organisation deaktivieren](/de/administration-security/disable-email-notifications-for-your-organization)